Aufbewahrung von Thermobelegen

Aufbewahrung von Thermobelegen

Der Bundesregierung wurde eine interessante Frage zur Aufbewahrung von Thermobelegen gestellt. Diese Belege verblassen zusehends und werden dadurch schnell unleserlich. Aufgrund gesetzlicher Vorschriften unterliegen sie aber einer wesentlich längeren Aufbewahrungsfrist.

Die Bundesregierung hat sich hierzu wie folgt geäußert BT-Drucks. 17/14821, S. 19:

„Es gibt keine gesetzliche Regelung zur Verwendung eines bestimmten Papiers oder einer bestimmten Drucktechnik für die Ausstellung von Rechnungen oder Quittungen. § 14 Absatz 1 Satz 7 des Umsatzsteuergesetzes regelt lediglich, dass Rechnungen auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln sind.

Wurde eine Rechnung für ein Unternehmen ausgestellt, muss diese zehn Jahre lesbar aufbewahrt werden (§ 147 Absatz 3 Satz 1 i. V. m. Absatz 1 Nummer 4 der Abgabenordnung – AO). Um die Lesbarkeit während der Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten, können die auf Thermopapier erhaltenen Unterlagen kopiert oder unter den Voraussetzungen des § 147 Absatz 2 AO auf einem Datenträger (z. B. durch Einscannen) gespeichert werden. Die ursprünglich auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung braucht dann nicht mehr aufbewahrt zu werden.

Eine entsprechende Regelung enthält § 257 Absatz 3 des Handelsgesetzbuchs für die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Entsprechendes empfiehlt sich auch für Verbraucher im Hinblick auf die Geltendmachung möglicher Gewährleistungsansprüche, soweit der Zeitpunkt des Vertragsschlusses im Streitfall nicht auf andere Weise, etwa durch Zeugen, nachgewiesen werden kann.

Sofern ein Unternehmer also Kosten durch Kopien von Belegen vermeiden will, ist dies unproblematisch durch eine Speicherung der Rechnung auf einem Datenträger möglich.

Aus den vorgennanten Gründen sieht die Bundesregierung daher keinen Regelungsbedarf.“

Das Thema „ersetzendes Scannen“ ist also weiter auf dem Vormarsch. Eine interessante Simulationsstudie wurde erst kürzlich durch die Universität Kassel in Verbindung mit der DATEV durchgeführt. Mehr zu der Studie und dem Thema „ersetzendes Scannen“ erfahren Sie hier

 

Mario Hofmann Steuerberater – Mario Hofmann – Reiskirchen